Elementi che caratterizzano i progetti

Gli elementi che sotto si riportano sono di carattere indicativo. Variano, infatti, da programma a programma e da bando a bando. Si ritiene comunque opportuno fornire delle informazione che possano servire per orientare il lettore. Per chi volesse presentare un progetto si raccomanda un’attenta lettura del programma di interesse e del bando corrispondente.

• Beneficiari. Sono tutti coloro che possono partecipare ai progetti comunitari: enti pubblici, università, centri di ricerca, imprese, enti privati, ONG, ecc. che hanno la loro sede in uno degli Stati membri, o in altri Paesi autorizzati a partecipare ai programmi.
• Partenariato. I progetti, normalmente, devono coinvolgere più partner di Paesi diversi. Eccezionalmente, per alcuni programmi, è prevista la possibilità che vi sia un solo partner. Scopo del partenariato è mettere in comune esperienze e sensibilità diverse attraverso le quali i problemi individuati si possono affrontare in maniera innovativa e sinergica. Il partenariato deve essere adeguato agli obiettivi e ai risultati che si vogliono raggiungere, in altre parole i partner, solitamente, appartengono ai diversi settori della società a seconda del tipo di progetto: dall’ente pubblico all’ente di ricerca, dal privato all’associazione di categoria, dall’ente di ricerca alle ONG, ecc. Per partecipare al progetto i partner devono dimostrare di possedere una adeguata affidabilità tecnica e finanziaria. Per ogni progetto è previsto un capofila i cui compiti sono di promuovere l’azione progettuale, gestire i rapporti con la Commissione europea o con l’Autorità di gestione, coordinare il partenariato e le attività progettuali. Il capofila è responsabile del raggiungimento degli obiettivi, della reportistica e della gestione finanziaria. E’ l’unico soggetto giuridicamente e finanziariamente responsabile della realizzazione del progetto nei confronti della Commissione con la quale sottoscrive  il contratto di finanziamento. Tutti i partner, compreso il capofila, contribuiscono alla realizzazione del progetto attraverso le specifiche attività e il budget a disposizione. I partner sono legati tra loro e con il partner capofila attraverso il contratto di partnenariato che regola i rapporti giuridici tra le parti.
• Limite temporale. Di solito i progetti durano in media da uno a tre anni, in relazione al tipo di attività più o meno complessa da svolgere e al tipo di programma.
• Budget. Varia a seconda del programma, del tipo di azioni da realizzare e del numero dei partner coinvolti. Gli importi possono spaziare fra le migliaia di euro e i milioni di euro.
• Co-finanziamento comunitario. Varia a seconda dei programmi e del tipo di attività, in media è tra il 35% e l’85% delle spese ammissibili. Gli stati membri e/o i partner devono contribuire a finanziare la parte non coperta dal contributo comunitario. Nella cooperazione territoriale i progetti non comportano alcuna spesa a carico del partner in quanto sono interamente finanziati dall’Unione europea e dal Fondo di Rotazione nazionale. I partner, inoltre, devono avere la capacità di anticipare il pagamento delle spese in quanto il contributo comunitario viene erogato, di norma, dopo che le spese sono state pagate e certificate. Alcuni programmi prevedono la concessione di anticipazioni finanziare per agevolare l’inizio delle attività.

I bandi (call for proposal)

Sono inviti a presentare proposte progettuali. Ogni programma emette periodicamente i propri bandi che specificano le tematiche da affrontare, la dotazione finanziaria complessiva allocata, i soggetti che possono partecipare, i documenti e la procedura per la presentazione del progetto e la data di scadenza. I bandi sono pubblicati sulla Gazzetta Ufficiale dell’Unione Europea e sui siti web dei rispettivi programmi. Ne viene data notizia anche nell’apposita rubrica del Centro di documentazione europea della Provincia. http://www.cde.provincia.tn.it/rubriche/scadenzario.htm

Preparazione del progetto

La preparazione di un progetto passa attraverso le seguenti frasi.

• Identificazione di un problema reale o bisogno. Il progetto deve risolvere un problema reale o soddisfare un bisogno di uno specifico settore d’intervento o area territoriale. A questo momento bisogna dedicare la giusta attenzione. Infatti, tanto più il problema è reale e sentito, tanto maggiore sarà l’interesse dei partner nella stesura e nell’implementazione del progetto e, di conseguenza, maggiore sarà la qualità del risultato.
• Individuazione del programma e del bando. Il progettista deve trovare il programma più adatto per risolvere il problema o soddisfare il bisogno individuato e deve altresì ricercare il bando più coerente.
• Elaborazione del progetto e ricerca dei partner. Questa fase comporta l’elaborazione di un’idea progettuale da condividere con altri partner, la successiva stesura di una articolata proposta progettuale che individua gli obiettivi, le azioni, i tempi di realizzazione e il budget.
• Presentazione della proposta progettuale. Entro la scadenza fissata nel bando il capofila deve presentare l’application form (formulario su cui va redatto il progetto) e la documentazione richiesta.

Valutazione del progetto

Valutazione e selezione delle proposte progettuali presentate. Questa attività è esercitata direttamente dalla Commissione Europea, o dagli organi di programma preposti. A seconda dei programmi anche gli Stati membri e le Regioni possono esprimere pareri e contribuire al processo di valutazione. I progetti selezionati passano alla fase attuativa.

Attuazione del progetto

L’attuazione di un progetto è caratterizzata dalle seguenti fasi.

• Sottoscrizione del contratto di finanziamento. La sottoscrizione del contratto di finanziamento tra capofila e Commissione europea o Autorità di gestione, è la premessa per dare inizio alla realizzazione delle attività progettuali.
• Gestione del progetto. Il progetto prende il via con un kick-off meeting, riunione in cui viene presentato il progetto agli stakeholder, al pubblico, alle Autorità politiche/amministrative e ai media. Quindi, ogni partner inizia l’attività di sua competenza coordinandosi con il capofila e con i responsabili dei work-pakages. I gruppi di lavoro si incontrano, periodicamente, per confrontarsi sulle attività svolte e sui risultati raggiunti e programmare l’attività successiva. I lavori possono essere presentati durante workshop e seminari aperti anche al pubblico. Il progetto si chiude con una conferenza finale per la presentazione e la diffusione dei risultati.
• Informazione e pubblicità. Durante l’intera gestione del progetto deve inoltre essere posta particolare attenzione alla realizzazione di misure di informazione e pubblicità quali: sito web, newsletter, brochure, comunicati stampa, pubblicazioni, conferenze, ecc.
• Rendicontazione finanziaria e di attività. I partner inoltrano al capofila, normalmente a cadenza semestrale, una relazione dettagliata sull’attività svolta e sulle spese sostenute. Il capofila raccoglie le relazioni e provvede alla stesura di un report unico di progetto da inviare alle competenti Autorità e, a seconda dei programmi, viene inoltrata anche la richiesta di rimborso.
• Controllo. Premesso che ogni progetto deve conservare in modo curato e completo tutta la documentazione delle spese sostenute, il sistema di controllo poi varia da programma a programma. Le spese dei progetti della programmazione di cooperazione territoriale sono tutte soggette a procedure di controllo, mentre nella programmazione settoriale i controlli non sono sempre necessari e dipendono molte volte dall’ammontare delle spese. Le Autorità di programma e/o la Commissione europea possono effettuare ulteriori controlli.
• Pagamento del contributo comunitario. Anche il pagamento varia da programma a programma. Se la cooperazione territoriale è caratterizzata da un sistema a rimborso (quindi bisogna avere la capacità di anticipare le risorse), la programmazione settoriale prevede anche la possibilità di anticipi.